حفظ الملفات الإلكترونية في مكان ( موحد ) على برنامج الدروب بوكس..
البيانات المختصرة للممارسة
عنوان الممارسة
حفظ الملفات الإلكترونية في مكان ( موحد ) على برنامج الدروب بوكس
الهدف العام من الممارسة
1. سهولة الحصول على الملفات المطلوبة في أي وقت . 2. حصر ملفات وإنجازات المعهد في مكان موحد معلوم لدى العاملين . 3. حفظها من الفقدان والتلف عن تعطل الإجهزة لا قدر الله. 4. اختصار الوقت والجهد المبذول أثناء العمل .
عنوان المعيار الذي فيه الممارسة
الجودة والتحسين
تاريخ البداية
14/10/1434هـ
تاريخ الانتهاء
9/6/1435هـ ( التحديث مستمر)
الجهة المنفذة
معهد إعداد معلمات القرآن الكريم - شرق الرياض
الفئة المستهدفة
الإداريات
أسماء فريق العمل وأعمالهم (اختياري)
1. عهود الدغيثر (مديرة) 2. بدرية المحيميد ( وكيلة الشؤون المالية والإدارية ) 3. مها العبيد ( وكيلة الشؤون التعليمية والتطويرية ) 4. نعمية العنقري ( مشرفة إدارية ) 5. منيرة القحطاني ( مشرفة التعليم الإلكتروني ) 6. منى المنصور( مشرفة دبلوم المديرات ) 7. عفاف العنزي (مشرفة مصادر التعلم ) 8. شيخة السبيعي ( مشرفة الطالبات والخريجات ) 9. زينب المسعود ( السكرتيرة) 10. عبير الدخيل ( مشرفة تقنيات المعلومات )
عدد مرات إقامة هذه الممارسة أو (التجربة)
مستمرة
فكرة الممارسة
مّر المعهد بمراحل يسعى فيها لتطوير مخرجاته التعليمية و الإدارية وعمل دؤوب في التحسين المستمر ، خاض المعهد مسابقة السبيعي تطلب بعض الملفات التي كانت متفرقة في أجهزة الموظفات والبريد ، مما استدعى إلى تنظيم بعض الملفات المتفرقة وتحديد وجهتها في جهاز كل موظفة تتعلق بمهامها وتوحيد مرجعياتها عن الحاجة إليها ( بعد الاستفادة من معايير التميز في مسابقة السبيعي ) . وبنهاية الفصل الدراسي الأول أعدت برامج لموظفات المعهد تتعلق بجوانب تحتاج لرفع مستوى العاملين وتطويرهن ، حيث كان من ضمنها ( دورة تنظيم الملفات ، دورة الدروب بوكس ) ومن هنا ولدت الفكرة لتنظيم العمل بأكثر جدية وسهولة وأكثر حفظاً من الفقدان والتلف من الوسائل الأخرى ، حيث جرى العمل بداية الفصل الدراسي الثاني على إعداد حساب الدروب بوكس سيذكر ( لاحقاً تفصيلاً آلية العمل ) وتوزيع العمل بحسب مهام كل موظفة لرفع الأوراق الإدارية على الدروب بوكس بعد أن صنفت وجهزت المجلدات بالسنوات المطلوبة بشكل منظم وواضح لسهولة الرجوع إليها .
الأهداف التفصيلية للممارسة
1. توحيد حفظ الملفات الالكترونية وإنجازات المعهد في مكان مخصص وموحد وسهولة الرجوع لها في أي وقت . 2. مزامنة الملفات عند التحديث والتعديل بكل يسر وسهولة. 3. أمكانية مشاركة الملفات مع المستفيد الخارجي بكل خصوصية وأمان .
مصطلحات ومفاهيم
نبذة عن برنامج الدروب بوكس : يعرف : بأنه برنامج يقدم خدمه تخزين الملفات عبر الإنترنت ومشاركتها والتزامن مما يسهل عملية الحفظ والإضافة والرجوع لها بسهولة من أي مكان بتواجد الإنترنت . الغرض من إستخدامه : 1. تواجد الملفات الهامة بحيث يسهل العودة اليها بأحد الأجهزة المتوفرة ( جهاز مكتبي، محمول، إيباد ، الهواتف الذكية ) . 2. حماية الملفات من الفقدان عند تلف الحاسب ونحوه ، كما يوفر مستوى حماية وخصوصية. 3. بالإمكان مشاركاتها مع الآخرين . مصطلح المزامنة : تعني لا بد من توفر البرنامج التطبيقي على الجهاز الخاص تزامناً بوجود الإنترنت مع الحساب الخاص بالمعهد على موقع الدروب بوكس ، حيث أن البرنامج ينشئ مجلد على سطح المكتب وبالإمكان الكتابة وتعديل الملف على الجهاز دون الحاجة لرفع المحدث وإزالة الغير المرغب لمزيد من التفصيل لهذا المصطلح بالمرفقات .
آلية تنفيذ الممارسة
المدة الزمنية المستغرقة : تقريباً سنة دراسية 1. تجميع الملفات الخاصة بكل موظفة في جهازها من عدة أجهزة من قبل مشرفة الشؤون الإدارية والموظفات . 2. حضور دورة خاصة بتنظيم الملفات و الدروب بوكس لجميع الموظفات ، وحضرن أغلب الإداريات في نهاية الفصل الدراسي الأول. 3. أنشئ حساب خاص بالمعهد على الدروب بوكس و أنشئت المجلدات المطلوبة ، وبعد أن أنتهى الجميع من تنظيم ملفاته الخاصة بمهامه . 3. عقد جلسة المديرة حول تنظيم الملفات ومسمياتها المطلوبة مع مشرفة التعليم الإلكتروني ومن ثم جلسة خاصة مع كل موظفة وتنظمها على جهازها. 4. أعدت مشرفة التعليم الإلكتروني على التجربة خطة مرنة ، وإشعار كل موظفة بموعد زيارة بيوم يناسبها لحل الصعوبات التي تواجهها والإجابة على استفساراتهن والتعاون معهن . حيث تمت الجلسة لمدة من 10 إلى 15 دقيقة مع كل موظفة لتنظم الملفات الخاصة بمهامها أو تتأكد من طريقة تنظيمها في حال كانت معدة ومنظمة ، حيث تم إعداد نموذج للخطوات الإجرائية التي تساعد الموظفة في طريقة إنشاء المجلدات ونقل الملفات . (مرفق نموذج ) 5. طلب من كل موظفة رفع ملفاتها بمجلداتها الخاصة المنشئة مسبقا على الدروب بوكس وتحميل ملفات مستقلة في المجلد دون أن تكون مضغوطة ، مع مراعاة أن هناك بعض الموظفات ليس لديها معرفة بطرق التحميل والتنظيم فتتولى مشرفة التعليم الإلكتروني رفع ملفاتها . 6.الإشراف على اكتمال الملفات من قبل المديرة ومشرفة التعليم الإلكتروني حسب ما خطط له . 7. توصية الموظفات بالتحديث الفصلي لملفاتهن ، والإشراف على ذلك من قبل مشرفة التعليم الإلكتروني .
الصعوبات التي واجهت المعهد في تطبيق الممارسة ومقترحات لتخطيها
الصعوبات ضغط المهام ومتطلبات العمل مع تنظيم الملفات ورفعها على الدروب بوكس مزامنة لمسابقة الموسى مقترحات لتخطيها وضع خطة مرنة من بداية الفصل الدراسي لتنفيذ هذه الممارسة .
مؤشرات قياس نجاح ( الممارسة) التي تم تحقيقها ونتائجها
1. سهولة الرجوع لملفات المعهد وإنجازاته عند الحاجة إليها بكل يسر وسهولة من أي مكان بتوفر الوسيلة المناسبة التي تخدم ذلك من الأجهزة الذكية المتعددة . 2. خلق بيئة عمل مرنة ومنظمة تحتفظ بجهودها في مكان موحد معلوم لدى الجميع . 3. سرعة الإنجاز في العمل . 4. سرعة تبادل الخبرات والتجارب بين المعهد والمعاهد الأخرى . 5 . مستوى أمان عالي ضد الفيروسات وتلافي مشاكل الأعطال بالأجهزة . 6.تقسيم المجلدات بمسميات واضحة بالسنوات والفصول الدراسية في مكان واحد يسهل الحصول على المعلومة .
الوسائل التحفيزية لنجاح تطبيق الممارسة
1. الاستعانة بالله عزوجل وترك الأثر الحسن للموظفة . 2. الاستفادة من مسابقة السبيعي والموسى للتميز التي شارك بها المعهد . 3. حضور دورة تنظيم الملفات والدروب بوكس . 4. الترحيب بفكر الممارسة من قبل المشرفة والموظفات حيث أنها ستكون مرجع موحد لملفات المعهد وإنجازاته الهامة وتمتد بعون الله لكل من يخلف هذا الصرح المبارك . 5. التعاون و البذل والتآخي الطيب بين فريق العمل أسهم في تحقيق هذا الإنجاز النافع بإذن الله . 6. القناعة بأهمية وجود مكان موحد لحفظ الملفات ومرن في التعامل بعد خوض تجربة مسابقات التميز .
توصيات للمعاهد التي تريد تطبيق الممارسة
حقيقة مما لمس من واقع التجربة سهولة في الرجوع لملفات المعهد المهمة ، فيوصى من أراد أن يجرب ولن يندم بإذن الله : 1. بعمل خطة منظمة مرنة بخطوات تسهل على فريق العمل في إنجاز هذه الفكرة بدء من إلحاقهم بدورات تدريبية ، التخطيط للملفات المطلوبة من كل إدارية بشكل واضح وتقوم برفعها على الدروب بوكس بمساعدة مشرفة خاصة ،و تتعاهده بالتحديث الفصلي من قبل كل موظفة .. 2. البحث عن طريقة آمنة للتحديث المستمر للملفات . 3. تخصيص الملفات والمجلدات بمسميات واضحة بالسنوات والفصول . الحمد لله الذي وفقنا لهذا ، وأمدنا من العون ما مكننا من إنجاز هذا العمل المتواضع ، الذي نضعه بين يدي كل من أراد الاستفادة من هذه التجربة ، راجين من المولى تبارك وتعالى أن يعيننا جميعاً على الإخلاص في القول والعمل ويتقبل منا .. وبالله التوفيق ،،